Regulamin Pakietów Obsługi Księgowej

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zakres świadczeń w ramach Pakietów obsługi księgowej, cennik Pakietów oraz zasady wyboru i zmiany Pakietu przez Zleceniodawców, dla których Wardzała i Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, 30-519 Kraków, ul. Jana Zamoyskiego 79A/LU6, NIP: 679-323-71-30, KRS 0000965770 (dalej: „Zleceniobiorca”) prowadzi księgi rachunkowe na podstawie umowy o świadczenie usług księgowych (dalej: „Umowa”).
2. Regulamin stanowi wzorzec umowy w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego. Zleceniobiorca doręcza Regulamin Zleceniodawcy przed zawarciem Umowy w postaci elektronicznej, umożliwiającej jego przechowywanie i odtwarzanie, oraz udostępnia aktualną wersję Regulaminu na stronie www.wardzala.com.pl/regulamin-pakietow.
3. Regulamin dotyczy usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych (pełnej księgowości), tj. usług wymienionych w Załączniku nr 1 ust. 1 pkt a)–f) Umowy. Wynagrodzenie za obsługę kadrowo-płacową, sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego oraz usługi dodatkowe określa Załącznik nr 3 do Umowy.
4. Pojęciom użytym w Regulaminie i niezdefiniowanym w nim nadaje się znaczenie określone w Umowie.

§ 2. Definicje

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Pakiecie – rozumie się przez to jeden z pakietów obsługi: Standard, Optymalny lub Premium;
2. Pakiecie wyższym / niższym – rozumie się przez to Pakiet położony wyżej / niżej w kolejności: Standard, Optymalny, Premium;
3. liczbie dokumentów – rozumie się przez to liczbę dokumentów ustalaną zgodnie z Załącznikiem nr 3 ust. 5 i 6 Umowy;
4. godzinach roboczych – rozumie się przez to godziny 8:00–16:00 w dni robocze od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy;
5. czasie odpowiedzi – rozumie się przez to czas, liczony w godzinach roboczych od otrzymania wiadomości Zleceniodawcy, w którym Zleceniobiorca udzieli odpowiedzi merytorycznej albo – w sprawie wymagającej analizy lub dodatkowych dokumentów – potwierdzi przyjęcie sprawy i wskaże termin jej załatwienia;
6. formie dokumentowej – rozumie się przez to w szczególności wiadomość e-mail wysłaną przez osobę upoważnioną wskazaną w Załączniku nr 4 do Umowy albo dyspozycję złożoną w panelu klienta;
7. Minimalnym Okresie – rozumie się przez to okres 6 (sześciu) pełnych miesięcy kalendarzowych korzystania z danego Pakietu, o którym mowa w § 7.

§ 3. Zakres Pakietów

1. Pakiet Standard obejmuje:
   1. kontakt ze Zleceniobiorcą przez e-mail oraz panel klienta;
   2. czas odpowiedzi do 48 godzin roboczych;
   3. przypomnienia o terminach i płatnościach zobowiązań publicznoprawnych;
   4. dostęp do narzędzi do obsługi KSeF, o których mowa w § 15 Umowy.
   Pakiet Standard nie obejmuje doradztwa podatkowego, obsługi opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek (estoński CIT) ani obsługi fundacji rodzinnych.
2. Pakiet Optymalny obejmuje:
   1. kontakt ze Zleceniobiorcą przez e-mail, panel klienta oraz telefon;
   2. czas odpowiedzi do 24 godzin roboczych;
   3. przypomnienia o terminach i płatnościach zobowiązań publicznoprawnych;
   4. dostęp do narzędzi do obsługi KSeF, o których mowa w § 15 Umowy;
   5. stałego opiekuna księgowego – jedną osobę prowadzącą sprawy Zleceniodawcy (z zapewnieniem zastępstwa w czasie jej nieobecności);
   6. wsparcie w sprawach urzędowych – reprezentowanie przed urzędem skarbowym i ZUS w podstawowym zakresie, tj. udzielanie wyjaśnień i przygotowywanie odpowiedzi na wezwania dotyczące rozliczeń sporządzonych przez Zleceniobiorcę, z wyłączeniem kontroli podatkowych, kontroli celno-skarbowych, kontroli płatnika składek oraz postępowań podatkowych, na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Zleceniodawcę;
   7. obsługę korespondencji w e-Urzędzie Skarbowym;
   8. przegląd kwartalny – podsumowanie wyników finansowych i obciążeń podatkowych za kwartał, przekazywane w formie dokumentowej, a na życzenie Zleceniodawcy omówione w rozmowie trwającej do 30 minut;
   9. występowanie w imieniu Zleceniodawcy o zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach i składkach (US i ZUS) bez dodatkowego wynagrodzenia Zleceniobiorcy; ewentualną opłatę skarbową ponosi Zleceniodawca.
   W Pakiecie Optymalnym możliwa jest obsługa opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek (estoński CIT) – za wynagrodzeniem dodatkowym ustalanym indywidualnie.
3. Pakiet Premium obejmuje wszystkie świadczenia Pakietu Optymalnego, a dodatkowo:
   1. bieżące doradztwo podatkowe w cenie Pakietu, świadczone przez doradcę podatkowego, w limicie miesięcznym: 1 godzina – przy liczbie dokumentów do 50, 2 godziny – przy liczbie dokumentów od 51 do 110, 3 godziny – przy liczbie dokumentów powyżej 110; niewykorzystany limit nie przechodzi na kolejne miesiące, a doradztwo ponad limit rozliczane jest według stawki godzinowej z Załącznika nr 3 do Umowy;
   2. czas odpowiedzi do 8 godzin roboczych;
   3. bezpośredni dostęp do doradcy podatkowego;
   4. przegląd miesięczny oraz planowanie i optymalizację podatkową – w ramach limitu, o którym mowa w lit. a);
   5. pełną reprezentację w trakcie kontroli urzędu skarbowego i ZUS, dotyczących okresów obsługiwanych przez Zleceniobiorcę, w ramach limitu, o którym mowa w lit. a); czynności ponad limit rozliczane są według stawki godzinowej z Załącznika nr 3 do Umowy;
   6. przygotowanie wniosków o interpretację indywidualną oraz o wiążącą informację stawkową (WIS) na preferencyjnych warunkach – z rabatem 20% od cennika usług doradztwa podatkowego Zleceniobiorcy;
   7. personalizowane raporty zarządcze – do jednego raportu miesięcznie, według wzoru uzgodnionego ze Zleceniodawcą, sporządzanego na podstawie danych z ksiąg rachunkowych;
   8. gwarancję terminowości z rekompensatą – jeżeli z wyłącznej winy Zleceniobiorcy, pomimo terminowego dostarczenia kompletnych dokumentów, deklaracja lub plik JPK zostaną złożone po terminie, Zleceniobiorca pokryje odsetki za zwłokę wynikające z opóźnienia oraz obniży wynagrodzenie za Pakiet za dany miesiąc o 50%. Rekompensata nie wyłącza odpowiedzialności Zleceniobiorcy na zasadach ogólnych.
   Pakiet Premium obejmuje również możliwość obsługi estońskiego CIT oraz obsługi fundacji rodzinnych – za wynagrodzeniem ustalanym indywidualnie. Obsługa fundacji rodzinnej jest możliwa wyłącznie w Pakiecie Premium.
4. Wszystkie Pakiety obejmują usługi wymienione w Załączniku nr 1 ust. 1 pkt a)–f) Umowy. Zakres poszczególnych Pakietów nie zmienia obowiązków Zleceniodawcy określonych w Umowie, w tym terminów przekazywania dokumentów.

§ 4. Cennik Pakietów

1. Miesięczne wynagrodzenie za prowadzenie ksiąg rachunkowych zależy od Pakietu oraz liczby dokumentów i wynosi (kwoty netto, powiększane o podatek VAT 23%):

   Liczba dokumentów miesięcznie	Standard	Optymalny	Premium
   do 10	599 zł	799 zł	1 199 zł
   od 11 do 30	899 zł	1 199 zł	1 799 zł
   od 31 do 50	1 199 zł	1 599 zł	2 399 zł
   od 51 do 70	1 499 zł	1 999 zł	2 999 zł
   od 71 do 90	1 799 zł	2 399 zł	3 599 zł
   od 91 do 110	2 099 zł	2 799 zł	4 199 zł
   od 111 do 130	2 399 zł	3 199 zł	4 799 zł

2. Przy liczbie dokumentów powyżej 130 wynagrodzenie stanowi kwota właściwa dla przedziału „od 111 do 130”, powiększona o 10 zł (Standard), 15 zł (Optymalny), 20 zł (Premium) netto za każdy dokument powyżej 130.
3. Przedział liczby dokumentów ustala się zgodnie z Załącznikiem nr 3 ust. 5 i 6 Umowy. Zmiana przedziału następuje automatycznie, nie stanowi zmiany Pakietu i nie podlega ograniczeniom, o których mowa w § 7.
4. Wynagrodzenie za obsługę estońskiego CIT oraz fundacji rodzinnej ustalane jest indywidualnie w formie dokumentowej i stanowi dodatek do wynagrodzenia za Pakiet.
5. Ceny Pakietów podlegają waloryzacji na zasadach określonych w § 8 ust. 8 Umowy.

§ 5. Wybór Pakietu

1. Zleceniodawca wybiera Pakiet przy zawarciu Umowy, zaznaczając go w Załączniku nr 3 do Umowy. W braku wskazania Pakietu przyjmuje się, że Zleceniodawca wybrał Pakiet Optymalny.
2. Zleceniodawca stosujący opodatkowanie ryczałtem od dochodów spółek (estoński CIT) korzysta co najmniej z Pakietu Optymalnego, a fundacja rodzinna – z Pakietu Premium. Jeżeli Zleceniodawca rozpocznie stosowanie estońskiego CIT, korzystając z Pakietu Standard, zmiana na Pakiet Optymalny następuje od pierwszego miesiąca stosowania tej formy opodatkowania, o czym Zleceniobiorca informuje Zleceniodawcę w formie dokumentowej.

§ 6. Zmiana Pakietu na wyższy

1. Zleceniodawca może zmienić Pakiet na wyższy w każdym czasie, również w trakcie miesiąca kalendarzowego, o jeden lub dwa poziomy.
2. Zmiana następuje na podstawie dyspozycji Zleceniodawcy złożonej w formie dokumentowej i jest skuteczna z dniem otrzymania dyspozycji przez Zleceniobiorcę albo z późniejszym dniem wskazanym w dyspozycji. Od tego dnia Zleceniodawcy przysługują wszystkie świadczenia Pakietu wyższego, przy czym opiekun księgowy zostaje wyznaczony w terminie do 7 dni roboczych.
3. Za miesiąc, w którym nastąpiła zmiana, wynagrodzenie nalicza się według ceny Pakietu wyższego.
4. Z dniem zmiany na Pakiet wyższy rozpoczyna się Minimalny Okres dla tego Pakietu.

§ 7. Zmiana Pakietu na niższy

1. Zmiana Pakietu na niższy jest możliwa najwcześniej po upływie Minimalnego Okresu, tj. 6 (sześciu) pełnych miesięcy kalendarzowych korzystania z Pakietu wyższego.
2. Miesiąca, w którym nastąpiła zmiana na Pakiet wyższy w trakcie miesiąca, nie wlicza się do Minimalnego Okresu; jeżeli zmiana nastąpiła z pierwszym dniem miesiąca, miesiąc ten wlicza się do Minimalnego Okresu.
3. Minimalny Okres stosuje się również do Pakietu Optymalnego lub Premium wybranego przy zawarciu Umowy.
4. Zmiana następuje na podstawie dyspozycji Zleceniodawcy złożonej w formie dokumentowej, najpóźniej do 20. dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, od którego ma obowiązywać Pakiet niższy, i jest skuteczna od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego. Dyspozycja złożona przed upływem Minimalnego Okresu jest skuteczna od pierwszego dnia miesiąca następującego po jego upływie.
5. Zmiana na Pakiet niższy jest niedopuszczalna, jeżeli Zleceniodawca – zgodnie z § 5 ust. 2 – powinien korzystać z Pakietu wyższego.
6. Z dniem zmiany na Pakiet niższy wygasają świadczenia przysługujące wyłącznie w Pakiecie wyższym. Czynności rozpoczęte w ramach Pakietu wyższego (w szczególności reprezentacja w toczącej się kontroli) są kontynuowane za wynagrodzeniem według stawki godzinowej z Załącznika nr 3 do Umowy, chyba że Strony postanowią inaczej.
7. Wypowiedzenie Umowy nie skraca Minimalnego Okresu – do jego upływu, w tym w okresie wypowiedzenia, obowiązuje dotychczasowy Pakiet.
8. W uzasadnionych przypadkach Zleceniobiorca może, w formie dokumentowej, wyrazić zgodę na zmianę Pakietu na niższy przed upływem Minimalnego Okresu.

§ 8. Potwierdzenie zmiany Pakietu

1. Zleceniobiorca potwierdza zmianę Pakietu w formie dokumentowej w terminie 2 dni roboczych od otrzymania dyspozycji, wskazując Pakiet oraz dzień, od którego zmiana jest skuteczna.
2. Zmiana Pakietu dokonana zgodnie z Regulaminem nie stanowi zmiany Umowy i nie wymaga aneksu (§ 12 ust. 3 Umowy).

§ 9. Zmiana Regulaminu

1. Zleceniobiorca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, do których należą w szczególności:
   1. zmiana przepisów prawa wpływająca na zakres, sposób lub koszt świadczenia usług;
   2. zmiana zakresu lub sposobu świadczenia usług, w tym wprowadzenie nowych usług, Pakietów lub narzędzi;
   3. zmiana kosztów świadczenia usług, w szczególności kosztów wynagrodzeń, systemów informatycznych lub ubezpieczenia OC;
   4. wydanie orzeczenia, decyzji lub zalecenia właściwego organu wpływającego na treść Regulaminu;
   5. konieczność usunięcia niejasności lub omyłek redakcyjnych.
2. O zmianie Regulaminu Zleceniobiorca powiadamia Zleceniodawcę w formie dokumentowej, na adres e-mail wskazany w Załączniku nr 4 do Umowy, co najmniej 30 dni przed dniem jej wejścia w życie, przekazując nową treść Regulaminu.
3. Jeżeli zmiana jest dla Zleceniodawcy niekorzystna, Zleceniodawca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie, bez zachowania okresu wypowiedzenia, o którym mowa w § 7 ust. 2 Umowy. Brak wypowiedzenia przed dniem wejścia zmiany w życie oznacza jej akceptację.
4. Zmiany korzystne dla Zleceniodawcy, w szczególności obniżenie cen lub rozszerzenie zakresu Pakietu, mogą wejść w życie bez zachowania terminu, o którym mowa w ust. 2.

§ 10. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się postanowienia Umowy oraz przepisy Kodeksu cywilnego. Pierwszeństwo postanowień Umowy i Regulaminu określa § 16 ust. 7 Umowy.
2. Regulamin obowiązuje od dnia 20.10.2026 r.

Pytania dotyczące pakietów: biuro@wardzala.com.pl. Aktualny cennik usług: wardzala.com.pl/ksiegowosc-ceny.